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INQUIRY
受け付けたことをすぐ伝え、担当者へ確実に届ける。判断が必要な返信は人に残し、「受付・通知・振り分け」だけを仕組みにします。このサイトの問い合わせも、同じ考え方で動かしています。
営業時間外の問い合わせに 気づくのが遅れる
受け付けたことが 相手に伝わっていない
担当者が見落として 返信が漏れる
同じ説明を 何度も書いている
自動で完結させるのではなく、確実に受け止めて人へ渡すまでを仕組みが持つ、という考え方です。
フォームから送信
お客様が問い合わせを送ります。入力に不足があればその場で気づける形にします。
自動で受け付ける
受け付けた旨と、この先の流れをお知らせします。送信完了の画面でも同じことを伝えます。
社内へ通知する
担当者が気づく場所へ届けます。ここで取りこぼしを止めます。
内容を確認する
急ぎかどうか、誰が答えるべきかを人が判断します。
人が対応する
見積や条件など、判断が要る返信は人が書いて送ります。
このサイトの問い合わせも、フォームで受け付け、送信完了の案内を表示し、担当者へ通知が届く形で運用しています。送信者への自動返信も同じ仕組みに含めており、運用に合わせて入り切りできるようにしています。
問い合わせ対応を「受け止める」と「答える」に分けると、受け止める側は仕組みに任せられます。まずは今お使いのフォームとメールのままで組み立てます。
送信された方へ、受け付けた旨と次にどうなるかを自動でお知らせします。届いたか分からない不安をなくします。
問い合わせが入ったことを、担当者が気づく場所へ届けます。メールに埋もれて見落とす状態を減らします。
送信したあとの画面で、受け付けたことと、この先の流れをその場で伝えます。
料金の目安や相談の流れなど、繰り返し聞かれることを先に案内し、往復の回数を減らします。
相談の種類ごとに、見る人や優先順位を分けます。急ぎのものが後ろに回らないようにします。
必要な項目が入っているかを確認し、機械的な迷惑送信を受け取らない形にします。
いつ・どんな問い合わせが来て、どう対応したかを追える形にします。使っている仕組みに合わせて考えます。
自動返信は「受け付けました」を伝えるところまでが役割です。中身の判断まで自動で返すと、かえって信用を損ないます。線を引いておきます。
自動で返す文面は、会社として出す文章です。書き方を決めずに動かすと、期待させすぎたり、そっけなく感じさせたりします。
今あるフォームを活かしたまま、足りていないところだけを足していきます。
フォームはあるが自動返信がない状態に、受け付けた旨のお知らせを足します。ここだけでも問い合わせ後の不安は減ります。
共有メールに埋もれている状態から、担当者が実際に見る場所へ通知が届く形にします。
フォームの手前に、料金の目安や相談の流れを置きます。答えが決まっている質問での往復を減らします。
内容によって見る人を分け、急ぎのものから対応できる並びにします。
問い合わせ対応の見直しは「毎日の作業をラクに」と「仕組み・システム開発」の組み合わせでご相談いただくことが多いです。今の仕組みによって変わるため、目安としてご覧ください。
繰り返す作業を、少しずつ仕組みで減らしたい方に
小さな案内から、本格的な業務の仕組みまで
大規模なシステム、複数サービスの連携、高度なAI機能、大量ユーザーでの運用などは個別お見積もりです。
正式なお見積もりは、作業前にご案内します。料金は内容・制作範囲・使用サービス等により変わります。ご相談後、必要な範囲と料金をご説明し、ご納得いただいていない作業を勝手に追加することはありません。料金はすべて税込表示です。
すべての料金目安を見るこのサイトの問い合わせも同じ考え方で作っています。動かしてみて分かったことを、そのままお伝えできます。
中身の判断まで自動化すると、かえって信用を損ないます。受け止めるところまでを仕組みに任せる形を勧めます。
入れ替えありきでは考えません。足りていないところだけを足す形から検討します。
自動返信は会社として出す文章です。仕組みだけでなく、書き方も一緒に整えます。
自動受付や通知を組み込んだ案件と、相談用のサンプルです。どこまでを仕組みに任せているかをご覧いただけます。
自社サイト公開・運用中IT・サービス業
ホームページ制作
現場の仕事を知る伴走者として、AI・IT・Web制作を分かりやすく伝える公式サイト。
中小企業・店舗向け
AI導入
よくある質問に、AIが丁寧に答える問い合わせ支援。
店舗・サロン向け
LINE構築
LINEで予約・確認まで完結する、店舗向けの仕組み。
多くの場合できます。まず今お使いのフォームと、送信後に何が起きているかを確認し、足りていないところだけを足す形から考えます。
たたき台はこちらで用意します。会社としての言い方に合わせて直していただく形が多いです。守れない約束を書かないところだけ、一緒に気をつけます。
中身の回答まで自動で返すことは勧めていません。受け付けたことのお知らせ、担当者への通知、決まっている案内までを仕組みに任せ、判断が要る返信は人が書きます。
件数が少ないほど、一件を取りこぼしたときの影響は大きくなります。まず受け付けたことを伝えるところだけでも、印象は変わります。
届かないことはあります。そのため、送信が終わった画面でも受け付けた旨と次の流れを伝えておく形にしています。送信元の設定も含めてご相談できます。
ご相談いただけます。フォームとLINEのどちらから来ても、担当者が気づける形にそろえるところから考えます。
今の問い合わせ対応を見せてもらえれば、自動化できる部分と人が対応すべき部分を分けて整理します。
